به عنوان اولین قدم، هنگام جابجایی و حمل لوازم اداری ، برنامه ریزی و سازماندهی کامل و تهیه لیست موجودی لوازم، بسیار مهم است. برای جلوگیری از تغییر مکان خود دور از شلوغی و هرج و مرج، مطمئن شوید که یک لیست کامل موجودی دفتر ایجاد کرده اید. می توانید چندین بخش در فهرست خود ایجاد کنید که بعداً می تواند با روش های بستهبندی و چیدمان هماهنگ شود.
مطمئن شوید که تجهیزات اداری را در یک مکان گروه بندی کرده اید. اسناد را نیز میتوانید با دسته بندی های مشخص شده و برچسب زده، بسته بندی و جدا کنید. روی چیزهایی که برای جابجایی، نیاز به بسته بندی دارد، تمرکز کرده و از جعبه های اصلی تجهیزات استفاده کنید. این جعبه ها کاملا متناسب با تجهیزات بوده و همچنین دارای فوم و یا نایلون های حباب دار هستند. ضمن آنکه بخشی از هزینه حمل و نقل تجهیزات اداری را کاهش می دهند.